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Devenir adjoint exécutif chez GUAY, c’est faire partie d’une équipe de passionnés et supporter des gestionnaires motivés. Par son rôle, l’adjoint exécutif veille au quotidien à ce que ses vice-présidents soient le plus efficace possible en assurant la gestion, les suivis et la coordination administrative de leur fonction. Plus précisément il doit :

  • Assurer la gestion, l’organisation et l’optimisation des calendriers et courriels ;
  • Prioriser les activités de son gestionnaire en fonction des diverses demandes ;
  • Planifier les rencontres et ateliers de travail avec les équipes ;
  • Documenter clairement les points de suivis et les échéanciers entendus ;
  • Réaliser les suivis auprès des intervenants en fonction des échéanciers fixés ;
  • Prendre en charge certains projets administratifs ;
  • Préparer des présentations et/ou communications exécutives ;
  • Participer à l’organisation des évènements (party de Noël, formations, etc.)
  • Gérer la logistique liée aux déplacements (hôtels, restaurants, etc.) ;
  • Supporter l’équipe exécutive en effectuant diverses tâches administratives ;
  • Réviser différents politiques, procédures, formulaires et notes de service ;
  • Gérer les livres de minutes ;
  • Effectuer la prise de notes et rédiger les comptes rendus de rencontre ;
  • Collaborer à des projets spéciaux et en assurer les suivis ;
  • Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

  • Être un joueur d’équipe désirant évoluer dans un environnement en changement ;
  • Démontrer d’excellentes habiletés de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Avoir la capacité de jouer à la fois sur le plan stratégique et opérationnel ;
  • Être doté d’une grande capacité d’analyse et d’un souci du détail ;
  • Posséder un esprit critique, un excellent jugement et une grande discrétion ;
  • Avoir la capacité à bien gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément ;
  • Être reconnu pour son sens de l’initiative, sa débrouillardise et son autonomie ;
  • Être organisé, collaboratif et proactif ;
  • Facilité à gérer l’information confidentielle.

Exigences du poste :

  • Détenir un DEC en bureautique, en administration ou toute autre formation pertinente ;  
  • 10 ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel) ;
  • Parfaite maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Anglais fonctionnel, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Ce qui t’attend chez GUAY :

  • Horaire du lundi au vendredi ;
  • Une équipe dynamique ;
  • Une rémunération à la hauteur de ton talent ;
  • Un régime de retraite participatif généreux ;
  • Un régime d’assurances collectives ;
  • Un programme d’aide aux employés, de la gestion du stress et du bien-être ;
  • Un service de télémédecine ;
  • Du café gratuit ;
  • Stationnement accessible et gratuit.
     

Nous vous contacterons si vous êtes sélectionné pour une entrevue. Nos postes sont écrits au masculin, mais sache que tu es évidemment la bienvenue !

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